Quando uma empresa decide modernizar seus processos e implantar um ERP, o primeiro passo normalmente é realizar um levantamento detalhado das necessidades do negócio. Essas informações são organizadas em uma RFP (Request for Proposal) e apresentadas ao mercado, permitindo que fornecedores de serviços de implantação compreendam o contexto e elaborem suas propostas.
A partir dessa avaliação surgem dois documentos principais:
- Proposta comercial – apresenta o valor do investimento necessário para o projeto.
- Proposta técnica – detalha o escopo do que será implementado e os serviços envolvidos.
Esses documentos são construídos com base nas informações levantadas inicialmente e servem como ponto de partida para o projeto de implantação.
O papel do workshop no início do projeto
Com o início do projeto acontece uma das etapas mais importantes da implantação: o workshop de detalhamento.
Nesse momento, o escopo inicialmente desenhado durante a fase comercial é aprofundado junto aos usuários da empresa e aos consultores de implantação. É nessa etapa que a aderência do sistema aos processos do negócio é analisada de forma completa.
Durante o workshop, os processos são discutidos com mais profundidade e os fluxos operacionais da empresa são mapeados com maior precisão. Esse aprofundamento é essencial para garantir que a solução seja implementada de forma adequada à realidade do cliente.
Quando surgem itens fora de escopo
Naturalmente, ao detalhar os processos, podem surgir necessidades que não foram identificadas na fase inicial de levantamento de requisitos.
Esses pontos adicionais, que não estavam contemplados na proposta original, passam a ser classificados como itens fora de escopo.
Isso acontece porque a proposta comercial é estimada com base em um levantamento inicial e em uma estimativa de esforço em horas. Somente quando os processos são discutidos em profundidade é que novas demandas podem aparecer.
E isso é absolutamente normal em projetos de implantação de ERP.
O papel dos Change Requests (CR)
É nesse contexto que entram os CRs (Change Requests).
Longe de serem um problema, os CRs desempenham um papel fundamental na gestão do projeto. Eles servem para formalizar novas necessidades identificadas durante o detalhamento e garantir que o projeto continue alinhado com os objetivos do cliente.
Na prática, os CRs ajudam a garantir:
- transparência na condução do projeto
- alinhamento de expectativas entre cliente e consultoria
- equilíbrio entre escopo, prazo e investimento
- incorporação estruturada de novas necessidades
Maturidade na gestão de projetos
No fim das contas, um CR bem tratado não representa um desvio no projeto.
Ele representa maturidade na gestão de projetos e compromisso com o sucesso da entrega.
Ao formalizar ajustes de escopo de forma transparente, tanto cliente quanto consultoria mantêm clareza sobre o que será entregue, garantindo uma implantação mais segura e alinhada com as reais necessidades do negócio.
– Guilherme de Souza Lima é Gerente de Projetos na Ábaco Consulting.